Манифест внедрения Битрикс24

Как внедрять Битрикс24? Можно ли быть готовым к этой задаче?

Внедрение любой системы всегда является ответом на какую-то конкретную проблему. Редко руководители и тем более сотрудники могут представить путь к успеху. 

Успешное внедрение Битрикс24 основано на правильной работе с людьми.

Мы проанализировали большое число проектов по внедрению и подготовили рекомендации по технологии успешного внедрения.

Что такое Битрикс24?

Битрикс24 — внутреннее пространство хранения данных, обсуждения, принятия решений и контроля. Если такого пространства нет, компания теряет время на ожидание решений, согласования, ошибки.

1. Личное знакомство.

Если вы заказчик, обязательно посмотрите презентацию и Битрикс24 лично. 

Поразительны и разнообразны заблуждения о том, что есть в системе и для чего ее можно применять.

2. Две обязательные цели.

В результате внедрения Битрикс24 сотрудникам должно стать проще работать, а руководству проще контролировать. Без первого — внедрение будет саботировано, без второго — скатится в бардак.

3. Главная польза.

Перенос коммуникаций в Битрикс24 повышает прозрачность, оперативность, укрепляет связи.
Возможность для сотрудника быстро решить вопрос, а для руководителя “в два клика” понять “что происходит” — главная польза от внедрения.

4. Главный ресурс.

Главный ресурс при внедрении — мудрость и воля первого руководителя.
В отсутствие первого руководителя, мудрости или воли внедрение обречено.

5. Очередность внедрения.

Нужно начинать с простого и приятного и лишь потом вводить контроль: структура компании, внутренние коммуникации, “живая лента”, задачи, исполнительская дисциплина, рабочие отчеты, учет рабочего времени, приказ по бухгалтерии, автоматизация бизнес-процессов, разработка приложений.

6. Оправданность нововведений. “Верните людям время”.

Внедрение должно уменьшать бюрократию. “Потерянное” время должно возвращаться, а эффективность расти. Нормально, если позитивный эффект от каждого шага наступает через несколько месяцев. Не нормально, если по мере внедрения становится все хуже.

7. Темп внедрения и стратегия “тик-так”.

Нельзя “приказом с 1 числа” обязать всех работать по-новому. “Внедрение методом изнасилования” плохо подходит для Битрикс24. Сотрудникам нужно привыкнуть, увидеть пользу, захотеть работать в системе. Внедрение должно быть поэтапным. Каждый этап должен включать два шага:
- “тик” — вовлечение, “продажа идеи”, начало использования, позитивные эмоции у всех;
- “так” — введение стандарта, контроль и администрирование, легкое “закручивание гаек”.

8. Контроль.

Контроль должен быть регулярным и дешевым. В Битрикс24 есть много возможностей: учет времени, отчеты сотрудников, счетчики задач, воронка CRM. Пробуйте тратить на контроль менее 5% времени.

9. Поручения и проекты. Исполнительская дисциплина и отчеты по задачам.

Для тех, кто выполняет поручения или работает над проектами, основной инструмент — задачи и рабочие группы. Для контроля их работы нужно использовать отчеты по задачам.
Со временем нужно формировать внутреннюю культуру, стандарт работы с задачами.

10. Процессные сотрудники. Рабочие отчеты и учет времени.

Есть процессные сотрудники, они выполняют однотипные операции. Например, это бухгалтеры и программисты. Для таких задачи на каждое действие не нужны.
Для регулярных дел нужно применять “шаблоны задач”, для реформ — “длинные задачи”.
Инструмент контроля — рабочие отчеты. Руководители должны обязательно оценивать отчеты.
Со временем нужно формировать внутренний стандарт рабочего отчета.

11. Бизнес-процессы.

Бизнес-процессы можно внедрять после вовлечения сотрудников в постоянную работу в Битрикс24. Полезнее всего собрать в бизнес-процессы самые частые и стандартные действия: оплата счета, прием на работу, старт проекта, сдача заказа и т.п. Начинать нужно с простых процессов.

12. Отчеты для руководства.

Сначала данные из таблиц Excel и внешних систем нужно загружать в Живую ленту группы или в рабочий отчет в виде скриншотов. Это дает возможность смотреть и обсуждать отчет с любого устройства, избавляет от затрат на интеграцию, сохраняет гибкость.

Если форма отчета устоялась, а трудоемкость его высока — можно думать о большой автоматизации.

13. Большая автоматизация.

Большая автоматизация — запуск в Битрикс24 системы KPI, связи с производственными показателями, интеграция с внешними системами, ввод сложных бизнес-процессов, реформа CRM.

Такие действия нужно планировать после вовлечения всех сотрудников и получения Главной пользы. 
В облаке для Большой автоматизации нужно применять внешние приложения.

14. Облако или коробка?

Облако.
В облаке можно получить Главную пользу, проверить силу Главного ресурса, пройти все шаги Очередности внедрения, наладить Контроль, запустить Бизнес-процессы и разработать набор своих приложений для Большой автоматизации. За полгода в облаке можно достичь 2 обязательных целей.

Доводов в пользу коробочной версии мало, и всегда можно перейти с облака на коробку. Назад — нет.

Вместо заключения.

Есть мудрая мысль, что если директор не умеет управлять компанией, ему не поможет никакая программа.
Верно обратное: адекватный управленец способен принести очень много пользы внедрением Битрикс24.

Статьи по теме:

ps. Этот манифест был написан после многих разговоров с директором компании 1С-Битрикс, идеологом Битрикс24 Сергеем Рыжиковым.
Автором многих положений этого текста можно смело считать его. 
Внедрение Битрикс24
Выбрать файл
Доступно: doc, rtf, pdf, txt, docx.